A política do viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa que preza pelo controle por custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos por viagens natural definidos otimiza rotinas, garante qual ESTES gestores permitam controlar ESTES gastos e qual os colaboradores cumpram as regras.
Ainda assim, é necessário que a política por viagens faça parte do POR DIA a POR DIA de quem realiza as viagens e qual o engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criação da política de viagens corporativas. Continue utilizando a leitura e entenda o conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar os processos da política do viagens na tua empresa!
O de que é e qual a importância por uma política de viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes para este processo por viagens corporativas de uma empresa. Tem como objetivo aumentar este compliance e controle por custos com viagens, além do prevenir erros em registros por despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos os procedimentos de modo a a realização de viagens representando a empresa. A partir de este processo por solicitação do serviçESTES de viagem, às normas do valores por despesas e prestações de contas.
Nosso tipo de documento é crucial para de que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por tua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por que ter uma política do viagens corporativas bem definida?
Você tem ideia do quanto sua própria empresa gasta em viagens corporativas? Esse Genero por controle nãeste é mal importante saiba como essencial de modo a a saúpor financeira do 1 Empreendimento.
Seja viagem de modo a fechar 1 contrato, para prestar 1 serviço, de modo a participar do 1 treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsãeste de gastos e a certeza de que os reembolsos serão feitos dentro dos padrões Pode vir a, inclusive, reduzir custos nenhumas deixar o conforto de lado ou diminuir este número de viagens.
A política por viagens corporativas entra tais como uma forma por padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo este fluxo da viagem, a partir de a compra DE passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste do contas, é realizado com demasiado mais assertividade.
Vale lembrar qual a política deve realizar sentido com as necessidades da empresa e do seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle do gastos e Duty of Care.
Com este tempo, a política de viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando o assunto é viagem corporativa.
Este de que uma política por viagens corporativas precisa deter?
Uma política de viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela tua empresa. Para qual esta comunicação seja efetiva, é preciso de que ao escrevê-la você leve em consideração de modo a quem você está falando.
Assim sendo, para evitar a má interpretaçãeste das regras e este baixo engajamento, a sua política do viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é qual o presente documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste seja alheio ao POR DIA a dia do viajante. Assim sendo tenha estes pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes por despesas eles podem possibilitar gastar;
• Seja realista: A reduçãeste por custos é fundamental para seu programa por viagens, contudo por nada adianta definir tetos por gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia para responder às próprias perguntas, então mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato por passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na sua empresa, certifique-se por qual é responsabilidade do algufoim validar se os membros da equipe estão usando a política e como pode ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta qual a tua política do viagens possa ser aplicada em softwares do gestão de viagens, ESTES OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para sua gestão, é importante que a política possa ser adaptada para outros meios para além do documento por papel (ou PDF.).
⇒ Leia igualmente: 3 dicas para atualizar seu programa por viagens corporativas
Passo a passo de modo a criar uma política de viagens corporativas
Uma boa política por viagens corporativas é pensada de modo a que ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Por sua vez de que você já sabe a importância do ter uma política por viagens corporativas bem definida, chegou a hora de conferir este passo a passo para aplicar na tua empresa.
• Etapa 1: Levantamento do dados;
• Etapa 2: Retrato Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens;
• Etapa 5: Definição dos processos de solicitação, aprovação e prestação de contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma das etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Antes de arregaçar as mangas e começar a escrever a tua política do viagens, vamos dar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, muitos setores têm interesse no resultado DE políticas e processos do viagem.
Crie 1 comitê multidisciplinar na sua própria empresa para discutir a política por viagens. Diferentes perspectivas enriquecem este documento e farão utilizando de que ele atenda de maneira integral às necessidades do todos ESTES envolvidos.
Aprecie alguns perfis de que podem ser convidados de modo a a discussão:
• CEO: Responsável através visão estraté especialmentegica do negócio, é importante que a sua visãeste seja incluída pelo processo, para que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos do viagem comumente são o segundo elevado custo de diversas companhias, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Isento este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é mesmo? Este bem-manter-se, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial de modo a que este objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas por Empreendimento interessadas: Quais ESTES setores que Muito mais viajam na sua empresa? Traga os gestores destas áreas de modo a a discussão, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável pela gestãeste das viagens precisará garantir este cumprimento DE políticas e a eficácia de todo este programa por viagens, assim sendo é importante de que participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política de viagens. Sua própria visãeste poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Este nosso feedback é extremamente importante.
O levantamento do dados orientará a criaçãeste DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas como: mfoiPOR DIA de gastos, ESTILOS por despesas mais utilizados, ESTILOS por serviços, quais os setores qual mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas
Multiplos perfis de viajante pedem variados políticas do viagem.
É comum qual, mesmo com uma política do viagens definida, quaisquer grupos de viajantes tenham benefícios variados do outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes casos acabam sendo tratados tais como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o caráter do exceçãeste e utilizando isso perde-se este controle.
Assim sendo, nãeste possua medo do produzir políticas variados do pacto com o retrato dos grupos por viajantes. Blogar simplificará este controle e aumentará a adesão às políticas, Ainda mais alinhadas às necessidades reais Destes colaboradores.
O retrato do viajante Pode vir a ser identificado na fase de levantamento por dados e construído com base muitos critérios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos fortes específicos;
Além do perfil Destes viajantes, é necessário compreender qual o perfil por negócio da tua empresa.
O foco DE suas viagens é utilizando objetivos comerciais, que podem vir a ser planejados com maior antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutençãeste do Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As propriedades do seu negócio serão relevantes para definir as normas por viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma informação importantíssima de modo a a construçãeste DE regras do viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área do negócio ou por Género de despesa.
O nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, porém será necessário qual este processo de gestão por serviçESTES e despesas do viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a definição das regras do despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização Destes custos do viagem.
⇒ Conheça os 5 passos para 1 Orçamento do viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens corporativas
Presentemente de que você já sabe quais os MODELOS de viajantes, as propriedades DE viagens do seu Empreendimento, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos Seroada usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, tais como a emissão por aé especialmentereos, são reservados e pagos antes qual este colaborador embarque. Mas Andam outras despesas, tais como alimentação e táxi, realizadas em a viagem, de que não são pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual o recurso que este viajante usará? Esta definição é importante como impacta pelo fluxo de reembolsos e prestação do contas, e até mesmo no orçamento familiar por seus colaboradores.
Cá estão várias pontos do atenção de modo a se considerar ao definir o tipo por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso por despesas: O seu colaborador tem propriedade financeira para arcar usando estas despesas e esperar até que o ciclo do aprovações termine para receptar este valor por volta?
Caso a sua intenção mesmo que trabalhar unicamente com o reembolso por despesas, recomendamos qual você repense. Em geral, trabalhar unicamente utilizando o reembolso do despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores qual ficam com o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realização DE despesas Destes colaboradores evita este comprometimento de recursos próprios dos viajantes, porém exige 1 controle ainda mais necessário A cerca de as despesas.
Este nosso recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestaçãeste por contas é um processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender Ainda mais sobre meios do pagamento do adiantamentos neste artigo e Derivado do ESTES riscos deste processo pelo artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: como conter os riscos?
• Cartão do empréstimo corporativo: Esta opçãeste para além de não comprometer o salário do colaborador, não compromete o caixa da sua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade de caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliação por inúmeras faturas de cartãeste de empréstimo Têm a possibilidade de ser 1 desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma solução de que permita conciliar AS SUAS faturas utilizando a prestação do contas Destes colaboradores, Nesse caso o processo se torna Muito mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Género do custo do viagem
Nas regras por despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou não reembolsável?
Que Espécie por despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar um dos recursos cedidos pela empresa para embolsar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste sãeste reembolsáveis. Mas existem outras possibilidades, tais como as despesas por café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível de detalhamento desta definição dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias de despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas serão englobadas em sua própria política por viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos dias em mé especialmentedia eles passam nos destinos? Os hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já os valores estipulados para cada Espécie por despesa podem possibilitar ser definidos usando base na mé especialmentePOR DIA histórica dos seus viajantes e informações por Nicho. Os benchmarks sãeste recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina um teto para as despesas, porém nãeste restrinja AS SUAS opções usando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao deter autonomia orientada por limites do gastos, o viajante se sente Muito mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas usando mais facilidade.
Veja alguns pontos relevantes A respeito de os principais ESPÉCIES do despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste este custo do alimentação em determinadas regiões, como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre obter mais informações os 2 cenários é gigantesca, ter políticas variados poderá ajudar sua própria empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo por refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mé especialmentePOR DIA do valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor DE corridas, regras Acerca Classe de veículo e horário das corridas podem vir a ser Ainda mais assertivas e disparar Muito mais controle. Estas políticas Muito mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos saiba como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão de múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
Este importante nesta Classe do despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso por km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo por desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. No artigo completo Acerca despesas com quilometragem, explicamos saiba como construir este valor por km rodado. Clique cá de modo a lê-lo na íntegra.
Serviços por viagem
As políticas de modo a a contratação por serviços por viagem englobam tanto este processo de solicitaçãeste, quanto limites de valores permitidos.
Apesar por cada serviço por viagem deter suas particularidades, regras do antecedência para solicitaçãeste eram um ponto comum entre todos ESTES MODOS do serviçeste, já de que em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, usando as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu bem. Permitir a compra do tarifas flexíveis, Têm a possibilidade de evitar perder o bilhete pelo caso de destemido imprevisto.
Ainda Assim sendo podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle de custos em viagens. Constate a seguir exemplos de políticas por afoireos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em afoireos, nunca a todos os momentos este menor preço é O MAIS EFICAZ preço, entãeste cuidado com este nosso Género por política. Se o menor preçeste do aéreo for às 5h da manhã, você meterá do lado este bem-manter-se do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa este valor da passagem?
É importante Verifique aqui se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe de passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência de solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário dos vôESTES selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte do hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos de modo a a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença por custo nas localidades;
• Espécie por quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das companhias não exige Ainda mais este compartilhamento do quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste do hotéis utilizando ou nenhumas café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar sempre por opções utilizando café, pois as diferenças do tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientação e não obrigatoriedade.
Caso tua empresa possua pacto utilizando fornecedores do serviçESTES, nãeste deixe de especificá-los nas políticas e garantir de que estejam apresentados de modo a a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido Destes processos do solicitação, aprovação e prestaçãeste de contas
Saiba como sabemos, a política por viagens resulta saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de forma clara e objetiva no documento qual o procedimento de modo a pedir serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. Um processo padronizado facilita a gestãeste Destes pedidos, a compra e reserva de serviços, além do aumentar este controle A cerca de ESTES custos.
Da mesma FORMATO, descreva as regras para prestação do contas. Assim sendo, seus viajantes saberãeste saiba como justificar seus gastos, com todas as informações de que seu time financeiro precisa de modo a a comprovação fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle por prestaçãeste por contas via planilhas, não são nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestão do despesas e viagens corporativas viagens corporativas.
Estas soluções permitem de que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo do solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Para além disso, viabilizam a validação das políticas pelo instante da seleçãeste Destes serviços, minimizando os custos de viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
⇒ Controle de políticas em planilhas por despesas: realmente resulta? Leia o artigo completo e descubra a melhor forma do validar suas políticas.
Etapa seis: Segurança e bem-estar
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância do ter orientações claras sobre como proceder caso ocorram imprevistos.
Este bem-estar do viajante precisa ser uma prioridade de modo Verifique aqui a a sua própria empresa. Por isso, dedique uma sessãeste em sua política de modo a descrever estes procedimentos e contatos por emergência de modo a garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: o natural-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política por viagens corporativas
Presentemente que você construiu tua política, o engajamento Destes colaboradores dependerá do uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Aqui estãeste algumas ideias do comunicação de modo a conscientização Derivado do a política de viagens da empresa:
• Campanha por e-mails para todos ESTES colaboradores;
• Resumo das políticas em formato do infográfico;
• Lembrete com as políticas 1 dia antes DE viagens;
• Validação automática do políticas no software do gestão por viagens;
• Aceite das políticas pelo software de gestãeste por viagens.